سیستم کنفرانس و مسائل پیرامون آن


سالن های کنفرانس یا جلسات همواره شاهد تبادل نظر بین مدیران و نفرات سازمان ها و شرکت ها جهت اخذ تصمیمات سطح بالا می باشند. از این رو طراحی و پیاده سازی سالن کنفرانس به بهترین شکل و با استفاده از با کیفیت ترین تجهیزات از اهمیت ویژه ای برخوردار است. تجهیزات سالن کنفرانس به طور کلی به سه بخش تجهیزات صوتی، تصویری و نورپردازی تقسیم می شوند. در این بین نقش سیستم کنفرانس که عموما متشکل از کنسول کنفرانس ( میکروفن کنفرانس )، منبع تغذیه و کابل های ارتباطی است به عنوان اصلی ترین عنصر از تجهیزات صوتی سالن نسبت به سایر ادوات از اهمیت بالاتری برخوردار است. زیرا تمامی سخنان حضار از طریق این سیستم دریافت و جهت باز پخش به سیستم صوتی ارسال می گردد. بنابراین  سیستم کنفرانس را میتوان به نوعی مرکز تمامی تجهیزات دانست.

چه زمانی به سیستم کنفرانس نیاز است؟ (کاربرد سیستم های کنفرانس):

سیستم کنفرانس

سالن جلسات

در نگاه اول شاید اینطور به نظر آید که کاربرد سیستم کنفرانس تنها دریافت، تقویت و بازپخش صدای سخنران در فضای اتاق جلسات است. این مورد را می توان کاربرد اصلی سیستم دانست ولی تنها کاربرد آن نمی باشد. دیگر کاربرد سیستم های کنفرانس مدیریت و نظم بخشیدن به جلسات است. به این شکل که ریاست جلسه می تواند با امکاناتی که سیستم به او داده بر سخنرانی نفرات حاضر مدیریت داشته باشد. با استفاده از این اختیارات رئیس می تواند از تداخل سخنان نفرات به وسیله اعمال نظارت بر روی قابلیت استفاده از سیستم کنفرانس جلوگیری نموده و بدین ترتیب روند جلسه را مدیریت نماید. از دیگر قابلیت ها می توان به تعریف ترتیب یا صف برای افراد متقاضی سخنرانی توسط مدیر جلسه اشاره نمود.

با استفاده از سیستم های کنفرانس امکان مستند سازی جلسات مهیا می گردد. به این صورت که با ترکیب آن با سیستم ضبط تصویر می توان علاوه بر صدا ، تصویر جلسات برگزار شده را نیز برای استفاده های آتی برداشت و ذخیره نمود.
برخی از نمونه های سیستم کنفرانس توانایی های دیگر همچون رای گیری و ترجمه همزمان را نیز برای کاربران مهیا می سازند که کنفرانس ها و جلسات را از شکل سنتی خود خارج و به روندی مدرن و سطح بالا تبدیل می نمایند.

نظر به مطالب فوق که در مورد سیستم کنفرانس و کاربردهای آن عنوان شد، مشخص است در صورت عدم استفاده از این سیستمها نمی توان انتظاری برای با استفاده بهینه از سالن کنفرانس داشت. در واقع بوسیله این سیستم می توان جلساتی حرفه ای تر و با راندمان بالاتر برگزار نمود. مطلبی که حتی سازمانها و شرکت های دارای فضای جلسات کوچک را نیز به استفاده از این سیستمها سوق داده است.

انواع سیستم کنفرانس:

سیستم های کنفرانس را می توان به دو دسته کلی یعنی سیستم آنالوگ و سیستم دیجیتال بخش بندی نمود. سیستم های آنالوگ مدل قدیمی تر سیستم های کنفرانس بوده که تنها توانایی دریافت، تقویت و ارسال صدای سخنران برای پخش توسط سیستم صوتی را دارا بودند. با توجه به امکانات اندک سیستم های آنالوگ امروزه به ندرت از آنها استفاده شده و جای خود را به نمونه دیجیتال داده اند. سیستم های کنفرانس دیجیتال علاوه بر قابلیت پیش گفته توانایی های دیگری نیز دارا می باشند.مهمترین این قابلیت ها عبارتند از :

هماهنگی با سیستم ضبط تصویر سالن:

همانطور که در پیشتر در مقاله سیستم اتوترکینگ (Autotracking) به آن اشاره شد، در این حالت با روشن هر میکروفن کنفرانس سیستم ضبط تصویر به سمت آن هدایت شده و اقدام به برداشت و ذخیره تصویر شخص پشت کنسول کنفرانس می نماید. این عمل به طور کاملا اتومالتیک و بدون دخالت اپراتور انجام می شود.

سیستم رای گیری:

سیستم های کنفرانس دیجیتال بعضا این قابلیت را برای کاربران فراهم نموده اند که بوسیله آنها اقدام به رای گیری پیرامون مسائل مختلف نمایند. در این حالت حضار آرای خود را از طریق کنسول کنفرانس مقابل خود ثبت می نمایند. نظر به دیجیتالی بودن رای گیری قابلیت اطمینان آن بسیار بالا می باشد. ضمنا در این حالت سیستم امکانات مختلفی از قبیل احراز هویت کاربران، گزارش گیری، نمایش نتایج آراو … را فراهم می آورد.

ترجمه همزمان:

با توجه به آنکه در بسیاری از جلسات ممکن است نفراتی با زبان های متفاوت حضور داشته باشند نیاز است مفاد جلسه را برای آنها قابل درک نمود. امری که تحقق آن از طریق سیستم ترجمه همزمان انجام پذیر است. این سیستم بعضا به صورت جداگانه در سالنها موجود است. اما در درون برخی از سیستم های کنفرانس پیشرفته تعبیه گردیده و قابل استفاده هستند. از طریق این قابلیت زبان مانعی برای درک مفاهیم و شرکت در سخنرانی های بین المللی نخواهد بود.